Mida kindlasti teha IKT hangetes?

Turu-uuring. ITL on oma juhendis märkinud tabavalt, et turu-uuring annab kindlustunde. Tõepoolest, turu-uuringu kaudu on võimalik lahendada mitmed lahtised küsimused, küsida ja vastu võtta head nõu selleks, et hange saaks hästi ette valmistatud ja läbi viidud, tulemus saavutatud. Turu-uuringu raames võid küsida tagasisidet riigihanke dokumentidele, sealjuures tehnilisele kirjeldusele või küsida konkreetseid küsimusi võimalikult pakkujate ringilt. Turu-uuringu puhul on oluline silmas pidada, et selle tulemused tuleb riigihanke juures olevate dokumentide hulgas ka avaldada. Minu hinnangul ei ole turu-uuringu läbiviimisel mitte ühtki halba nüanssi, kuivõrd isegi selleks kuluv aeg ei muuda suures plaanis hanke läbiviimisel midagi, kuid võib potentsiaalselt kokku hoida palju. Sealjuures tekib pakkujate ringil võimalus vajadusel sisuliselt kaasa rääkida tehnilise lahenduse loomise küsimustes, lisaks hanketehnilisele poolele. Turu-uuringu saab läbi viia nii riigihangete registris kui ka piisavalt esindusliku valimi puhul otse potentsiaalsete pakkujate poole pöördudes. Turu-uuringu järgselt tuleb mõelda ka uuringus osalenud ettevõtjate konkurentsieeliste maandamisele, kuid midagi keerulist seal ei ole.

Riigihanke vahendid. Head praktikad on täna raamlepingute ja dünaamiliste hankesüsteemide alusel ressursi või töötunnipõhise arveldamisega tulemi hankimine, toetades seeläbi IKT valdkonnale iseloomulikku loovust, paindlikkust ja agiilsust, mida ei saa endaga kaasa tuua fikseeritud skoobi ja maksumusega hangete läbiviimine. On oluline vahe, kas hangitakse tulemit või ressurssi – neist esimese puhul on hankijal väga konkreetselt teada, mis on hankelepingu eesmärk ja ese ehk skoop. Ressursi puhul on teada küll hankelepingu eesmärk, kuid skoop ei pruugi olla paigas või on paindlik ning hangitakse üksnes ressurssi eesmärkide elluviimiseks, mida tehakse üheskoos hankijaga. Tulemit saab omakorda hankida nii fikseeritud tasu alusel kui ka tunnihinna põhjal. Töötasupõhise tulemi hankimine või ressursihankimine võimaldab hankijal agiilse arenduse põhimõtteid rakendada, kuid fikseeritud skoobi ja hinnaga tulemi hankimine on midagi, mida tänased head praktikad enam ei soovita. Seega on hankijal oluline mõista, mida täpsemalt hangitakse, kuivõrd ressursihankimise puhul on võimalik hankijal koostada väga lihtsakoelised hankedokumendid, kuid fikseeritud tulemi puhul on vajalik luua äärmise detailsusastmega hanke alusdokumendid, mida kindlasti tuleks turu-uuringu raames valideerida pakkujatega.

Kvaliteedi hindamine. Rahandusministeerium avaldas hiljuti põhjaliku juhise kvaliteedi hindamiseks riigihangetes. ITL on märkinud, et ideaalis võiks maksumus olla kuni 30% kogu hindamisest ning ülejäänud osas tuleks hankijal kontrollida päriselt ja sisuliselt seda, millist kvaliteeti pakutava maksumuse eest saab. Hindamiskriteeriumite loomise eesmärk on tuvastada parima hinna ja kvaliteedi suhe, mis moodustab omakorda majanduslikult soodsaima pakkumuse. Seega ole julge hindama kvaliteeti, kuid ära tee seda kunstlikult ehk viisil, mis tegelikkuses ei eralda häid pakkujaid keskpärastest. Jälgi, et kvaliteedikontroll oleks otseses seoses hankelepinguga (nt proovitöö) ning kus kvaliteedikriteeriumi raames täidetav ülesanne ei oleks liiga lihtne andes kõigile pakkujatele maksimumpunktid, sest see viib hankija ja pakkuja suure pingutuse järel ikkagi tagasi olukorda, kus võitja selgub hindade võrdluses. Sellisel juhul taandub võitja ikka madalaima hinna peale, mis ei ole IKT hankes kohe kindlasti soovitav tulem.  Rohkelt näiteid kriteeriumitest leiabki eespool viidatud juhendist. Samuti ei tasu karta kvaliteedi hindamisel pikki vaidluseid kui hindamisotsused on läbipaistvad ja hästi põhjendatud (vt all).

Meeskonna kompetents. Varasemalt on avalikult arutletud selle üle, et laialdaselt on IKT riigihangetes kasutusel olev meeskonna liikmete isiklike tingimuste loomise läbi toimunud diskrimineerimine. Diskrimineerimise vältimiseks on parim lahendus luua tingimused, mida kontrollitakse kogu meeskonna kohta tervikuna. See tähendab, et kui hankijale on tõesti oluline konkreetne kogemus ja kompetents reaalselt tööd teostavate meeskonnaliikmete puhul, siis tasub nende täitmist võimaldada kogu meeskonna kohta tervikuna. See soodustab ka pakkuja enda poolt parima tiimi komplekteerimist just nende ettevõtte kogemusest lähtuvalt viisil, mis tagab hankelepingu täitmise parimal moel.  

Mida vältida IKT hangetes?

Paindumatus. Nii minu kui ka valdkonna esindajate hinnangul on hankija enda ja ka lepingupartneri tegevuste osas „kinni-kirjutamine“ IKT valdkonna hankelepingu täitmise suurim komistuskivi ja taak. Hankijal on väga vähe kohustuslikke elemente, mis peavad olema kirjutatud hankelepingusse, kuid ometi leiame me lehekülgede viisi erinevaid nõudeid ja sätteid, millest tekkinud segadus võib ka hankijal üle pea käia. Seega koosta dokumendid selliselt, et need võimaldaksid näiteks raamlepingu puhul nii tunnipõhist kui ka tükitööna arveldamist, mitme pakkuja kaasamist nutikate lahenduste abil, erinevat tüüpi IKT-valdkonna teenuste soetamist (analüüsist testimiseni), kuupäevadele võimalusel paindlikku lähenemist, konkreetseid hankelepingu muudatuse aluseid (RHS § 123 lg 1 p 2 mõttes). Hea idee on avatud skoobi näol tööde sisu määratlemist lähtuvalt eesmärgist, mitte niivõrd hankija nägemusest erinevates etappides – pakkuja on samaväärsete teadmistega partner teisel pool lauda, seega on asjakohane konkreetne plaan koos kokku panna!

Konkurentsi kitsendamine. Konkurentsi saab kitsendada nii läbi erinevate nõuete (mis võivad olla muidugi ka asjakohased), kuid seda saab teha ka kaudselt näiteks läbi põhjendamatult lühikeste tähtaegade nii pakkumuste tegemisel kui ka tööde teostamisel. Samuti piirab konkurentsi väga konkreetsete šabloonide loomine (vt eelpool mõtteid meeskonna kompetentside osas), olulise riski kallutamine pakkuja poolele, pikkade lepingute tegemine jpm. Tüüpiline näide konkurentsi kitsendamisest on nö vendor-lock-in, kus intellektuaalse omandi õiguste tõttu jääb ühte infosüsteemi arendama ja haldama üks pakkuja ning teistel ei olegi edaspidi võimalik konkureerida ilma täiesti uue süsteemi ülesehitamiseta. Konkurents on niivõrd oluline põhimõte riigihangetes, et selle edendamine peaks olema iga hanke eesmärk omaette – hankija peaks olema proaktiivne konkurentsi kasvataja, mitte selle põhjendamatu piiraja.

Läbipaistmatus. Avatus ja läbipaistvus on samuti riigihangete üldpõhimõtete hulka kuuluvad nõuded, kuid sageli lähenetakse nendele loominguliselt. Ära varja hankijana infot, mis päris otseselt ei kuulu ärisaladuse alla. Jaga tagasisidet pakkumustele ning aita kaasa sellele, et iga järgmine pakkumus oleks parem kui eelmine. Võib juhtuda, et läbipaistev asjaajamine meelitab ligi veelgi enam pakkujaid, kellel on soov ja tahe panustada riigi IKT arengusse.

Kokkuvõte

Olen seega veendumusel, et hea IKT hanke saladus peitub mõistlikkuses: see tähendab, et kui hanke läbiviimise lähtepunktiks on arusaam, millist probleemi on vaja lahendada ning mõistmine, et selle lahendamiseks on mitu võimalikku teed, mida oskavad näidata üksnes oma valdkonna spetsialistid, siis viime me läbi hea hanke. On ütlus, et kui ruumis on kaks juristi, siis on ruumis ka kolm arvamust – usun, et nii on ka IKT maailmas. Igasuguseid probleeme saab lahendada väga erinevatel viisidel, mistõttu on ka igal spetsialistide tiimil oma mõtted, kuidas tulemini jõuda. Seega isegi, kui hankijal on olemas suurepärane spetsialistide tiim koos väga lennukate ideedega, siis vajalik on kuulata ka seda, mida arvavad need spetsialistid, kes seda tööd ka reaalselt ellu viima hakkavad. Need spetsialistid leiame aga teisel pool Riigihangete Registrit ehk pakkujate seast.